Archive

Author Archive

Self-Service – Walk the Walk

Self-service has become the word of the day, and everybody seems to be talking about it nowadays. But does your organization walk the walk? Here’s my very direct take on getting self-service done. 

Excuses for postponing self-service implementations:

  • No budget
  • No resources to implement this
  • It’s so complicated
  • We need to describe all of our services and processes first

No budget

Web Self-Service

Web Self-Service

Self-service cuts down internal costs, shortens end-to-end service delivery processes, and improves end user satisfaction tremendously. If you consider how much more efficient online services are when serving customers, my question is this: how do you plan to get these benefits, if you don’t implement self-service? If your IT doesn’t have the budget now, why don’t you bring this to management?

No resources to implement this

The thing is: self-service releases time from fire-fighting. When every single service request contains the necessary information, suddenly your organization becomes much more efficient. Requests are easy to handle; they are automatically forwarded to correct delivery channels etc. We’ve had one customer case that has been postponing for 9 months now due to customer’s lack of resources. In a year, they could have saved over million euros due to improvements in the ordering processes, and they would have solved the problem. Instead, they are still fire-fighting. What a waste. A direct quote from one of our customers who implemented a self-service channel: ”After implementing this it seems so stupid that we haven’t done this before”. Self-service is a cure for not having enough resources. It just needs to prioritized high enough.

It’s so complicated

No it’s not. In our experience, it’s really not complicated at all. It may feel complicated because you haven’t done it before. But when your self-service tool has a good baseline for services that you just adjust to your organization, it’s actually very straight-forward, and if the self-service channel is implemented well, it’s also easy to maintain and develop further. We typically ship in one month, and during that month the services are defined. One of our customers was able to implement not only the self-service channel but also the backend processes in 2 months, and they immediately dropped the number of calls by over 10% and were able to move many employees to new roles due to productivity improvements.

We need to describe all of our services and processes first

Good luck. You may succeed in a year or two. In my experience, this typically leads to time spent in the internal stuff and end users don’t witness any benefits for a long time. In contrast, describing standard services for end users can be easily done during the self-service implementation. And for processes, improving them is much easier when the whole process starts right, and you have hard facts on how you perform in regard to different services. I’m not against describing processes and services. It’s just that it’s easier after self-service implementation, and you get concrete benefits faster. Again I can compare some real-life cases: implementation of self-service in one month and immediate benefits vs. over a year of defining processes and services that haven’t yet contributed to real life savings.

Just get it done

In our experience, self-service helps the organization from day one after it’s launched. The business reasons for implementing it come from cost reductions, improved service delivery, and higher customer satisfaction. Every employee wants this, and everybody talks about this. Enough talk, let’s start walking!

 

Loppukäyttäjien palvelukatalogi Q&A, osa 4

itSMF-vuosikonferenssissa  järjestämässämme workshopissamme Sampo Pasanen esitteli loppukäyttäjille suunnattua palvelukatalogia ja Efecten ajatuksia itsepalvelusta. Tilaisuudessa nousi esiin paljon kysymyksiä, joista inspiroituneena Sampo päätti kirjoittaa blogisarjan, josta alla neljäs ja viimeinen osa. Kommentoi ja jaa mielipiteesi!

Katalogin ylläpito ja kehitys


Laitemallit ja versiot muuttuvat jatkuvasti. Miten katalogi suhtautuu tähän?

Loppukäyttäjää harvoin kiinnostaa laitteeseen liittyvät yksityiskohdat. Katalogi kannattaa rakentaa standardoitujen laitekategorioiden ympärille. Sen sijaan että katalogissa on valittavana teknisiä laitemalleja, kuten Dell Latitude E6410, siellä tulee olla ”Kannettava”, ”Kevytkannettava”, ”Tehokannettava” jne. Itse kuvaukseen voidaan haluttaessa lisätä esim. linkki laitemallin kuvaukseen. Näin toimittaessa katalogin rakenne ei muutu ja käyttäjien on helppo löytää haluamansa palvelut.

Puhelimet koetaan henkilökohtaisemmin, ja niiden merkistä ja mallista ollaan kiinnostuneempia. Puhelinten tapauksessa usein on päädytty mallikohtaiseen katalogiin kategorioinnin sijaan:

Esimerkki palvelukatalogin puhelinvaihtoehdoista

Esimerkki palvelukatalogin puhelinvaihtoehdoista

”Nokia E9”, ”Apple iPhone”, ”Samsung Galaxy S (Android)”.

Ohjelmistoissa joidenkin ohjelmien versioinnilla on myös merkitystä. Siinä missä Skypen versio ei ole käyttäjän kannalta kiinnostava, Adobe Photoshopin tai Windowsin versio voi olla hyvinkin merkityksellinen. Peukalosääntönä kannattaa välttää versioiden korostamista ja ainoastaan niiden sovellusten osalta joissa sillä todella on merkitystä, se kannattaa ottaa huomioon. Joistakin ohjelmistoista täytyy tarjota useampia vaihtoehtoisia versioita samaan aikaan.

Mitä katalogiin kannattaa sisällyttää pitkällä aikavälillä?

IT:stä tulee itsepalvelua. Itsepalvelu on ylivoimainen tapa tuottaa korkeatasoista peruspalvelua kustannustehokkaasti. Mitä enemmän katalogiin voidaan viedä asioita, joita käyttäjät tarvitsevat, sen parempi. Kaikki mahdollinen kannattaa tuoda katalogiin ainakin saataville. Se, että tapahtuuko varsinainen tilaaminen kaikissa tapauksissa kyseisestä järjestelmästä, on toinen kysymys.

Tuodaanko katalogiin kaikki palvelut kaikilta yksiköiltä ja toimittajilta?

Tähän kysymykseen ei ole yksiselitteistä vastausta. Oleellisia kysymyksiä jokaisen eri tilauskanavan kohdalla ovat:

  • Käytetäänkö kanavaa oikeasti, vai menevätkö tilaukset service deskin tai jonkin muun tahon kautta?
  • Kuinka tyytyväisiä käyttäjät ovat kyseiseen tilauskanavaan?
  • Kuinka paljon aikaa organisaatio käyttää tilaamiseen kanavan kautta?
  • Voidaanko kanava korvata helposti katalogin toiminnallisuuksilla?

Katalogin kautta tulee päästä käsiksi palveluihin mahdollisimman laajalti, mutta itse tilaamista ei tarvitse kaikissa tapauksissa tehdä katalogista, jos perusteet muiden kanavien käyttöön ovat olemassa.

Kuka vastaa päivittämisestä?

Tässä on kaksi vaihtoehtoista mallia: yksi keskitetty henkilö/funktio hoitaa kaikki muutokset, tai palveluista vastaavat hoitavat itse myös katalogia. Molemmat mallit voivat toimia, mutta aluksi suosittelen käyttämään keskitettyä henkilöä / tiimiä, jotta kuvauksista tulee yhdenmukaisia ja hyvät käytännöt palveluiden kuvaamiseksi saadaan luotua.

Loppukäyttäjien palvelukatalogi Q&A, osa 3

itSMF-vuosikonferenssissa  järjestämässämme workshopissamme Sampo Pasanen esitteli loppukäyttäjille suunnattua palvelukatalogia ja Efecten ajatuksia itsepalvelusta. Tilaisuudessa nousi esiin paljon kysymyksiä, joista inspiroituneena Sampo päätti kirjoittaa blogisarjan, josta alla kolmas osa. Kommentteja otamme ilolla vastaan!

Katalogin luonti ja käyttöönotto


Mitä katalogiin kannattaa sisällyttää ensimmäisessä vaiheessa?

Kaksi tärkeintä näkökulmaa tähän ovat:

1. Käyttäjien tarpeet. Ensimmäisessä vaiheessa pitää olla riittävästi palveluita, joita käyttäjät tilaavat ja kokevat tärkeiksi. Organisaatiokohtaista vaihtelua on jonkin verran,

tässä tyypillisimpiä IT-palveluita:

Type of Service Catalog

Type of Service Catalog

  • Ongelmien raportointi
  • Ohjelmistojen tilaukset
  • Käyttöoikeuksien tilaukset
  • Lisälaitteiden ja -tarvikkeiden tilaukset
  • Puhelin- ja liittymätilaukset
  • Työasematilaukset
  • Etäyhteyksien tilaukset
  • Uuden työntekijän aloitus
  • Työntekijän poistuminen

2. Mitä saadaan nopeasti ulos. Pitkät projektit näivettävät porukan, ja katalogin kulmia on ylipäätään turha hinkata loputtomiin. Arvoa pitää kuitenkin olla tarpeeksi, joten käytännössä esimerkiksi yllämainitun listan ensimmäiset viisi palvelua voi riittää lanseeraukseen. Tällöin käyttäjät saavat katalogista nopeasti arvoa, ja palveluorganisaatio oppii palautteen perusteella.

Mitä kaikkea tulisi integroida?

Ensimmäisessä vaiheessa mahdollisimman vähän, ja pidemmän päälle mahdollisimman paljon. Alussa tärkeintä on ratkaista käyttäjien ongelma ja päästä nopeasti tuotantoon. Kun käyttäjillä on helppo kanava palveluiden tilaamiseen, seuraavassa vaiheessa voidaan integraatioilla automatisoida toimitusprosesseja, ja nostaa tuottavuutta vielä lisää. Se, että käyttäjiltä tulee jatkuvasti määrämuotoisia palvelupyyntöjä tehostaa toimintaa jo valtavasti. Tämän jälkeen myös raportoinnin avulla ymmärretään paremmin, mitä todella kannattaa automatisoida. Tyypillisiä kohteita ovat mm. palveluntarjoajien Service Desk -järjestelmät.

Käyttöönotto

Jos palvelua ei kukaan käytä, se lienee aika hyödytön? Julkaise siis kunnolla. Parhaat tulokset on saatu seuraavin toimenpitein:

  1. Teaser koko organisaatioon pari viikkoa ennen julkaisua
  2. Käydään tehotilaajien (sihteerit, IT-vastaavat, palvelupäälliköt yms.) kanssa palvelu läpi
  3. Käyttöönottopäivänä tiedote ja kilpailu, johon voi osallistua tilaamalla erityisen ”kilpailutuotteen”. Tämä kannustaa kokeilemaan, jolloin palvelu jää paremmin mieleen.
  4. Ensimmäisten päivien aikana aktiivinen seuranta ja tuki

Kun katalogin käyttöönotto onnistuu hyvin, ylläpidosta ja jatkokehityksestä tulee huomattavasti helpompaa. Jatkoa käsittelemme Q&A -sarjan seuraavassa osassa.

Loppukäyttäjien palvelukatalogi Q&A, osa 2

itSMF-vuosikonferenssissa  järjestämässämme workshopissamme Sampo Pasanen esitteli loppukäyttäjille suunnattua palvelukatalogia ja Efecten ajatuksia itsepalvelusta. Tilaisuudessa nousi esiin paljon kysymyksiä, joista inspiroituneena Sampo päätti kirjoittaa blogisarjan, josta toinen on valmiina luettavaksi ja kommentoitavaksi.

Mikä on palvelukatalogin suhde muihin järjestelmiin?

Intranetin suhde palvelukatalogiin

Intranet on tiedonvälitys-, ryhmätyö- ja kommunikaatiokanava. Intranetistä käyttäjät löytävät ajankohtaista  ja ajantasaista tietoa yrityksestä, käyvät keskusteluja aiheiden

tai projektien ympärillä ja etsivät tietoa. Loppukäyttäjien palvelukatalogi puolestaan on sisäinen palveluiden tilauskanava. Sitä käytetään, kun IT:ltä tai muilta sisäisiltä

Loppukäyttäjän palvelukatalogi monitoimittajaympäristössä

Loppukäyttäjän palvelukatalogi monitoimittajaympäristössä

yksiköiltä tarvitaan palveluita. Intranetissä tulisi olla etusivulla näkyvästi esillä linkki palvelukatalogiin, jotta käyttäjien olisi helppo päästä tilaamaan tarvitsemansa palvelut. Intranetin kehittäminen tilausjärjestelmäksi on kallista, ja toteutus on aina asiakaskohtainen räätäliratkaisu. Käytettävyydessä intranet-ratkaisut harvoin pääsevät riittävälle tasolle, ja palvelukatalogin kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii aina lisätyötä.

Hankintajärjestelmät ja palvelukatalogi

Hankintajärjestelmät on luotu ulkoiseen hankintaan. Palvelukatalogi on luotu sisäiseksi palvelukanavaksi. Hankintajärjestelmistä ei löydy ongelmanraportointia, käyttöoikeuspyyntöjä, uuden työntekijän aloitusta tai muita palveluita, jotka eivät ole lähtökohtaisesti hankintoja. Hankintajärjestelmissä palvelut kuvataan tyypillisesti tuotteiden näkökulmasta: mitä tämä tuote sisältää ja mitä se tekee. Loppukäyttäjien palvelukatalogissa palvelut on kuvattu käyttäjän näkökulmasta: keille tämä on tarkoitettu ja millaiseen käyttöön.

Palvelukatalogin suhde Service Desk -järjestelmiin

Palvelukatalogi toimii ensimmäisenä kanavana loppukäyttäjiin päin, ja sen taustalla voi toimia useita Service Desk -järjestelmiä tai tukikanavia. Palvelukatalogin kautta käyttäjät tilaavat palvelunsa tai raportoivat ongelmista. Palvelukatalogi ohjaa pyynnöt automaattisesti oikeisiin kanaviin, joista osa on Service Desk -järjestelmiä, ja osa mahdollisesti tavallisia sähköpostiosoitteita. Pyyntöjen tarkkaa seurantaa varten tieto pyynnön tilasta saadaan Service Desk -järjestelmistä.

Ulkoisten toimittajien katalogit

Ulkoisten toimittajien katalogit vaihtelevat. Usein katalogi sisältää vain kyseisen toimittajan palvelut. Tällöin loppukäyttäjän näkökulmasta kaikkia palveluita ei saada yhdestä kanavasta. Esimerkiksi uuden työntekijän aloitukseen liittyy useita erilaisia pyyntöjä, jotka jakaantuvat eri kanaviin: työasema, käyntikortit, ID-kortti, avaimet jne. Loppukäyttäjäkatalogi voidaan integroida suoraan toimittajien järjestelmiin, tai vaihtoehtoisesti ohjata käyttäjät automaattisesti tilaamaan tietyt palvelut ulkoisesta katalogista. Loppukäyttäjäkatalogin kehityksen tulisi olla helppoa ja siihen olisi tärkeää voida lisätä uusia palveluita ja muuttaa olemassa olevaa palveluvalikoimaa, riippumatta siitä kuka katalogin toimittaa.

Loppukäyttäjien palvelukatalogi Q&A, osa 1

itSMF-vuosikonferenssissa 7.10. järjestämässämme workshopissamme Sampo Pasanen esitteli loppukäyttäjille suunnattua palvelukatalogia ja Efecten ajatuksia itsepalvelusta. Tilaisuudessa nousi esiin paljon kysymyksiä, joista inspiroituneena Sampo päätti kirjoittaa blogisarjan, josta ensimmäinen osa on valmis.

Mikä on loppukäyttäjän IT-palvelukatalogi?

ICT WebShop

ICT WebShop

IT-palvelukatalogia kannattaa ajatella yrityksen sisäisenä IT:n verkkokauppana, IT:n itsepalvelukanavana. Kyseessä ei ole lista asioista tai kuvauksia palveluista yleisesti, vaan konkreettisia tilattavia palveluita ja tuotteita, joita työntekijät IT:ltä tarvitsevat. Näitä ovat laitetilaukset (puhelimet, tietokoneet, lisälaitteet, tulostimet jne), käyttöoikeustilaukset, ongelmien raportointi oikeisiin kanaviin, uuden työntekijän aloitus jne. Helppo, konkreettinen palveluiden tilauskanava.

Voiko katalogia laajentaa IT:n ulkopuolelle?

Voi. Tyypillisiä laajennuksia ovat muut tilattavat asiat kuten käyntikortit, avaimet, ID-tunnukset sekä mm. työntekijän aloitusprosessissa hoidettavat IT:hen liittymättömät tilaukset. Kaikkia palvelutilauksia ei yleensä ole mahdollista tai mielekästä siirtää palvelukatalogiin. Tällöin tärkeintä on huolehtia palveluiden löydettävyydestä. Hyvä käytännön tapa on sisällyttää palvelut katalogiin, ja ohjata käyttäjä sieltä varsinaiseen tilausjärjestelmään. Näin kannattaa toimia mm. tapauksissa, joissa toinen tilausjärjestelmä on jo saanut vahvan roolin, ja automaatioita on rakennettu järjestelmän ympärille. Tällainen järjestelmä voi olla esim. pitkälle viety käyttöoikeuksien tilaamiseen tarkoitettu järjestelmä.

Kuka omistaa katalogin?

Parhaiten vaikuttaisi toimivan malli, jossa koko katalogin omistaa henkilö (palvelupäällikkö), jolla on näkemys katalogista kokonaisuutena, ja jonka tavoitteena on huolehtia, että loppukäyttäjien näkökulmasta palvelut ovat ymmärrettäviä ja hyvin rakennettuja. Tämä henkilö työskentelee muiden palvelupäälliköiden kanssa ja auttaa heittä tuotteistamaan palvelunsa helposti tilattavaan muotoon. ITIL-terminologiassa puhutaan Service Catalog Managerista. Pienissä ja keskisuurissa organisaatioissa rooli ei ole kokopäiväinen, mutta käynnistysvaiheessa tälle pitää varata aikaa.

Ketkä saavat päivittää katalogia?

Tämä vaihtelee organisaatioittain. Sekä keskitetty että hajautettu malli voi toimia. Keskitetyssä mallissa yksi henkilö ylläpitää katalogia, huolehtii katalogin yhdenmukaisuudesta ja tekee kaikki muutokset katalogiin. Hajautetussa mallissa palvelupäälliköt saavat tehdä muutoksia omiin palveluihinsa suoraan. Tällöin muutosten teko on helppoa ja vastuu on siellä missä palvelun omistajuus on, mutta yhdenmukaisuus kärsii.

Message from Management to IT Management: Simplify

Simplify

Simplify

There’s a clear message from management to all IT leaders: simplify. 

We’ve met a number of top officers from both G2000 companies and mid-sized organizations during the last few months. Management is totally fed up with the growing number and complexity of IT systems, and (not surprisingly) the costs that follow. Here are some direct quotes: 

“No more IT stuff !!!” – management board member in a G2000 company.

“I’ve given tens of millions to IT. It’s not about resources, it’s about getting the job done.” – management board member in a company of 5000 employees.

“Enlighted CIOs bring light to the organizations through simplification.” – Kati Hagros, CIO, Kone (blog post in Finnish). 

And the list goes on. 

This often results from the following

• No real vision exists for IT development and IT is developed from inside out, not from outside in
• No knowhow in generating user friendly solutions –> unnecessary complexity in the actual implementations and processes
• IT is full of management and leadership is missing –> big changes that would be needed to make a real impact aren’t implemented

This leads to IT being developed in silos and big picture is missed. Who suffers? Users, and eventually business. Luckily, first signs for customer centric outside-in development have started to form. Now it just takes will, effort and stamina to build a simpler IT. The change won’t happen overnight: start from quick wins but don’t forget the long-term development.

Efecte’s role is to simplify the interaction between employees and IT with self-service solutions. What are you going to simplify next?

Shadow IT or IT in shadows?

When we started building our latest product, the ICT WebShop, we dug deep into to the world of self-service. What a mind job! When interviewing people outside IT (IT’s customers) we heard eye-opening rants about IT that demonstrated how utterly IT has forgotten the users.

IT was seen as a black hole.  Employees didn’t know what is available, how and when. Some employees spent whole days figuring out how to order an access right to an application, and some had waited 3 months for IT to provide a server for an important project.

This incapability to serve the user has created the Shadow IT: IT activities that are handled completely outside the IT function.

Shadow IT

Shadow IT isn’t all bad..

Examples from real organizations:

  • Employees use their own workstations and phones (this happens also in the Finnish Parliament)
  • R&D teams ordered their mailing lists, servers, hubs and other IT resources from their own partners, instead of IT, because it was easier and faster.
  • Cloud services are acquired without any communication with IT
  • One business manager had even ordered the whole networking to a new factory because IT wasn’t able to deliver.

In an extreme case the official IT was replaced by an operations team that took IT responsibilities due to their better capability to manage the needs of the customer and deliver IT solutions.

Now Shadow IT isn’t all bad. In best cases it enables business units to pilot new services, achieve their goals faster, and develop their own operations. But there are couple things to be noted:

  1. IT should know about all IT activities
  2. Support responsibilities should be clarified, as end users will easily contact Service Desk, that will be unaware of the service if it hasn’t been introduced to IT at all
  3. End users should have an easy access to IT services, whether they are provided by IT or someone else

If this is not achieved, IT is left in the shadows. In the long run this creates an IT crisis caused by too many overlapping applications, unclear responsibilities and highly unsatisfied users.

Don’t just standardize IT. Humanize IT.

Let’s start this Fall’s blog stream with a short experiment that I ran on a friend. The idea was to test how two different workstation descriptions created by an IT department are understood by a normal user.

If I just pick one of these..

Me: “Which of these workstations would suit your needs?”

  • Dell Latitude E6520
  • Dell Latitude E4200
  • Dell Precision T3500

Her: “No idea whatsoever, what do these mean?”

Me: “What about this list?”

  • Laptop
  • Mini Laptop
  • Power desktop

Her: “Ok, this I get. Power desktop is a PC, right?”

Me: “Yes. Now, let’s take the next step. Does Latitude E6520 suit your needs? Read the description below.”

  • Enhanced performance with increased memory, built-in webcam and backlit keyboard.
  • Includes 2nd Generation Intel® Core™ i3 Processor

Her: “This is so unclear. It’s too generic somehow.”

Me: “What about this one? Does laptop suit your needs?”

  • Intended users: All office employees including sales, consultants, management, marketing, etc.
  • Suitable for: All office work and traveling. Contains standard Microsoft Office tools and is able to run all common software.
  • Not suitable for:
    • Software development (not enough processing power)
    • Image processing and graphics (not enough processing power)

Her: “Well this is much easier. I don’t do software or graphics, and I’m kind of a consultant. This  matches my work.”

People in general don’t give a rats ass about technical details.

People want to recognize themselves or their needs in the descriptions, so that they can feel comfortable about their choice. Technical descriptions make people mad, because their job is not to dig into the details of technology, but to do their job. And IT should make it easy.

Don’t just standardize IT. Humanize IT.

P.S. My friend uses IT daily but is not an IT expert, so she is a good example of a normal user. The descriptions were real descriptions created by two IT departments.

Final Call for IT Self-Service Passengers

Self-service Check-in

People hate wasting time.

I can still remember when self-service check-in was introduced to air traveling. What a relief! No more queueing at the airport, at least an hour saved in time, and no need to listen to the bossing of airline “service” desk clerks. The same with online banking: why would I queue in the bank just for paying bills? And again the same with IT: why can’t I just get the services online?

What if IT could state: “All services available online. No more hassle.”

  • No ambiguous intranet sites that try to explain you what services are available and how
  • No lengthy email conversations or complex forms when ordering services
  • No annoyingly complicated phone calls with Service Desk
  • Clear understanding of what you will actually get when ordering
  • Immediate completion of the service

IT can easily offer most of its services online as a self-service if it just decides to. Gartner has estimated that up to 40% of all contacts could be handled through self-service, while the current average is 5%. Cost of one contact is about 3-7€ in self-service, 13-16€ in the first line support, and it multiplies when going further.

For the business: this is productivity and customer satisfaction talking. All your employees spend less time in ordering, and they get their services faster.

Self-service is making breakthroughs in every single business: bookstores, retail stores, banking, traveling, etc. You can even order tailor-made suits and dress shirts through an online self-service. IT has all the means to do the same with their services. This is what their customers expect and need. Wouldn’t it be great to witness that surprised smile on the customer’s face: wow, this was easy!

IT self-service has arrived. Check in on time to get the best seats.

P.S. The self-service check-in systems broke down at the airport the other day. This caused huge queues at the airport, and increased pressure for getting to the plane on time. I didn’t have time to eat breakfast at the airport, and you can all picture the taste of that dry airplane bread stuck in my throat. Some self-service love around here.

Tweaking the ICT game for your end users

Stinkies from the Moomin board game.

I watched my kid play Moomin board game the other day. He had removed all the Stinkies from the game that could potentially lower his score in the end, and got huge points in the game. Ingenious.

He was (unknowingly, I have to admit) following Finland’s State IT Director and CIO Yrjö Benson’s guideline for IT projects: “The best eGovernment initiatives are not the ones where the traditional services are put online, but the ones where the services are made completely obsolete or significantly simpler”. He referred to the tax return form filing process that was made completely obsolete for most citizens. They tweaked the whole game.

So how does this apply to your organization?

I was recently involved in a customer project for providing ICT services online for internal users. The project was a huge success because:

  1. Customer had the courage to greatly reduce the amount of software, types of workstations, types of printers, types of accessories available etc, which simplified the ordering for end users and request handling for ICT personnel.
  2. They eliminated unnecessary steps in the process by completely bypassing first line support for service requests that can’t be handled there anyway. They reduced options in printing services because it became cheaper to provide the better alternative as a standard. Now they a) don’t spend time on the phone explaining the customer all the options and what it means, b) number of mistakes in the orders dropped and c) there are fewer configurations to maintain.
  3.  They got rid of many unnecessary forms and drastically simplified the rest

The result? End users love it. Delivery is faster. Costs are lower.

Get rid of Stinkies in your organization. Tweak the game for your end users.

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.